Covid-19

Medidas organizativas y de prevención del contagio de la Covid-19 en despachos de abogados

Francisco González Cuesta

Abogado en González Cuesta Abogados

1. Introducción

1.1. Objetivo

El presente artículo pretende aportar unas pautas y ejemplos prácticos para que los despachos de abogados adopten las medidas organizativas, normativas y sanitarias para la prevención del contagio de la Covid-19, tanto respecto a sus empleados como a sus clientes, socios, colaboradores, proveedores, etc.

Para su elaboración se han tenido en cuenta tanto normas sustantivas (Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales) como documentación técnica (Criterio Operativo nº 102/2020 sobre medidas y actuaciones de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social relativas a situaciones derivadas del nuevo Coronavirus elaborado por la Dirección del Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social o el Procedimiento de actuación para los servicios de prevención de riesgos laborales frente a la exposición al SARS-CoV-2 elaborado por la Dirección General de Salud Pública, Calidad e Innovación del Ministerio de Sanidad).

1.2. Antecedentes y descripción epidemiológica

El 31 de diciembre de 2019, la Comisión Municipal de Salud y Sanidad de Wuhan (provincia de Hubei, China) informó sobre un grupo de 27 casos de neumonía de etiología desconocida, con una exposición común a un mercado mayorista de marisco, pescado y animales vivos en la ciudad de Wuhan, incluyendo siete casos graves. El inicio de los síntomas del primer caso fue el 8 de diciembre de 2019. El 7 de enero de 2020, las autoridades chinas identificaron como agente causante del brote un nuevo tipo de virus de la familia Coronaviridae que posteriormente ha sido denominado SARS-CoV-2, cuya secuencia genética fue compartida por las autoridades chinas el 12 de enero de 2020. El día 11 de marzo de 2020, la OMS declaró la pandemia mundial.

Los coronavirus son una familia de virus que causan infección en los seres humanos y en una variedad de animales, incluyendo aves y mamíferos como camellos, gatos y murciélagos. Se trata de una enfermedad zoonótica, lo que significa que pueden transmitirse de los animales a los humanos. Los coronavirus que afectan al ser humano (HCoV) pueden producir cuadros clínicos que van desde el resfriado común con patrón estacional en invierno hasta otros más graves como los producidos por los virus del Síndrome Respiratorio Agudo Grave (por sus siglas en inglés, SARS) y del Síndrome Respiratorio de Oriente Próximo (MERS-CoV). En concreto, el SARS-CoV-1 en 2003 ocasionó más de 8.000 casos en 27 países y una letalidad de 10 % y desde entonces no se ha vuelto a detectar en humanos. Desde 2012 se han notificado más de 2.500 casos de MERS-CoV en 27 países (aunque la mayoría de los casos se han detectado en Arabia Saudí), con una letalidad de 34 %.

1.3. Aplicación a despachos de abogados

Como profesionales responsables y comprometidos con la sociedad, los despachos de abogados están obligados a cumplir con las normas sanitarias, adoptando diferentes medidas para minimizar el riesgo de contagio en los servicios que prestan y garantizar la seguridad y salud de sus clientes, socios, colaboradores, proveedores y trabajadores.

Para limitar la propagación de la Covid‑19, los despachos de abogados deben adoptar medidas extraordinarias enfocadas a la protección de la salud de su personal, de los clientes y de los demás colaboradores, y al mantenimiento de la capacidad de prestar su asesoramiento jurídico con normalidad. Para ello, sugeriremos una serie de medidas que contribuyen a la consecución de estos objetivos.

La gran mayoría de los abogados están compaginado el teletrabajo con el trabajo presencial. No obstante, las oficinas de los despachos de abogados permanecen abiertas y plenamente operativas, y se mantienen en ellas los servicios esenciales necesarios para su actividad.

Los despachos de abogados debemos mantenernos permanentemente informados sobre la evolución de la incidencia de la Covid‑19, en especial en nuestra comunidad y área geográfica más próxima, y emplear todos los medios y recursos necesarios para garantizar la seguridad y salud de todo el personal y minimizar los riesgos y la incertidumbre que la situación actual pueda generar. Por este motivo, las medidas sugeridas son provisionales y deben ser periódicamente revisadas según las circunstancias de cada momento, en atención a la evolución del virus y a las novedades que vayan estableciendo las autoridades.

2. Medidas de prevención del contagio de la Covid-19

Con carácter general, la probabilidad de exposición al coronavirus en un despacho de abogados es baja; la mayor parte del trabajo es administrativo, sin atención directa al público o a más de 2 metros de distancia. Sin embargo, resulta fundamental seguir las recomendaciones generales establecidas por las autoridades sanitarias. Se deben implementar medidas de protección colectiva y facilitar a los socios, abogados y trabajadores equipos de protección individual (EPIs).

Hay que informar y formar a los abogados y trabajadores sobre los riesgos de contagio y propagación del coronavirus, con especial atención a las vías de transmisión, y las medidas de prevención y protección adoptadas.

Las comunicaciones internas relevantes sobre las acciones adoptadas para la prevención y reducción de la Covid-19 se pueden realizar a través de los canales habituales de comunicación interna (p.ej.: Intranet, Slack, SharePoint, Teams, etc.).

Los abogados o trabajadores que puedan ser considerados como especialmente sensibles o vulnerables, deberán comunicarlo a su jefe inmediato o al Servicio de Prevención de Riesgos Laborales del despacho para la calificación de la actividad ordinaria de su puesto en relación con su exposición a la Covid‑19 y para realizar una consulta médica con el Servicio de Vigilancia de la Salud.

Los grupos vulnerables son los siguientes:

  • Enfermedades: enfermedad cardiovascular, incluida hipertensión arterial (HTA), diabetes, enfermedad pulmonar crónica, enfermedad hepática crónica severa, insuficiencia renal crónica, inmunodeficiencia o cáncer en tratamiento activo.
  • Mayores de 60 años.
  • Trabajadoras embarazadas.

2.1. Protección colectiva

Las medidas de protección colectiva tienen como objetivo ofrecer una protección simultánea a las personas expuestas a un determinado riesgo. Las medidas de protección colectiva se deben anteponer a las individuales. En todo caso se debe mantener la coordinación y compatibilidad de ambas para obtener mayor garantía de seguridad.

2.1.1      Teletrabajo

Siempre que sea posible, se fomentará la continuidad del trabajo en remoto (teletrabajo) para aquel personal que pueda realizar su actividad laboral a distancia.

2.1.2      Desplazamientos

Se recomienda ponerse el termómetro antes de salir de casa. En caso de tener fiebre u otros síntomas compatibles con la enfermedad de la Covid-19 (tos, dificultad al respirar, pérdida del gusto u olfato, etc.), el trabajador deberá quedarse en casa, comunicarlo a la empresa y llamar al teléfono de Atención a la Covid-19 de la Comunidad Autónoma: https://www.mscbs.gob.es/profesionales/saludPublica/ccayes/alertasActual/nCov-China/telefonos.htm.

Siempre que sea posible, se priorizarán las opciones de movilidad que mejor garanticen la distancia interpersonal de 2 metros. Se recomienda el transporte individual.

Caminando por la calle se debe guardar la distancia interpersonal de 2 metros. En caso de precisar desplazamiento en un turismo, se extremarán las medidas de limpieza del vehículo y se evitará que viaje más de una persona por cada fila de asientos, manteniendo la mayor distancia posible entre los ocupantes. En transporte público es obligatorio usar una mascarilla higiénica, no médica. En todo caso, se debe intentar tocar el mínimo de superficies posibles y no tocarse la cara.

Se deben evitar los viajes y visitas, a no ser que sean imprescindibles.

2.1.3      Limpieza

Se procederá a la desinfección periódica de instalaciones y equipos con diluciones de lejía (1:50) recién preparada o cualquiera de los desinfectantes con actividad virucida que se encuentran en el mercado y que han sido autorizados y registrados por el Ministerio de Sanidad. En el uso de los productos se respetarán las indicaciones de la etiqueta.

Se extremará la limpieza y desinfección en las zonas y superficies de contacto frecuente (manillas y pomos de puertas, muebles, pasamanos, suelos, teléfonos, grifos, botones, teclados, ratones, terminales de pago, pantallas táctiles, etc.).

Se reforzará la limpieza y desinfección de los aseos, garantizando siempre el estado de salubridad e higiene de los mismos.

Tras cada limpieza, los materiales empleados y los equipos de protección utilizados se desecharán de forma segura, procediéndose posteriormente al lavado de manos.

Se debe disponer de papeleras con tapa y pedal, en las que poder depositar pañuelos y cualquier otro material desechable, que deberán ser limpiadas de forma frecuente.

Una vez finalizada la limpieza, será necesario que el personal de limpieza realice una completa higiene de manos, con agua y jabón, durante 60 segundos.

Todos los trabajadores del despacho deben facilitar el trabajo al personal de limpieza cuando abandonen sus puestos, despejando lo máximo posible.

2.1.4      Higiene

Se recomienda lavarse frecuentemente las manos con gel hidroalcohólico o con agua y jabón durante, al menos, 40 segundos. Es especialmente importante lavarse después de toser o estornudar o después de tocar superficies potencialmente contaminadas. En todo caso, se evitará tocar los ojos, la nariz o la boca.

Al toser y estornudar, deberá de cubrirse la nariz y la boca con un pañuelo desechable, y deséchalo a continuación a una papelera con tapa y pedal. Si no se dispone de pañuelos, se empleará la parte interna del codo para no contaminar las manos.

Antes de acceder a la oficina, se puede realizar un control de acceso de personal, tanto interno como externo, mediante la toma de temperatura (previa obtención de su consentimiento expreso) mediante un termómetro infrarrojo. No se guardará ningún registro de los datos de temperatura obtenidos.

Se dispondrá permanentemente, en lugares visibles y de fácil localización, de geles de base alcohólica o soluciones hidroalcohólicas o desinfectantes con actividad virucida autorizados y registrados por el Ministerio de Sanidad para la limpieza de manos.

El fichaje de lectura biométrica (con huella dactilar) será sustituido por otros sistemas. Si ello no fuera posible, se deberá desinfectar el dispositivo de fichaje antes y después de cada uso.

No existirán puestos de trabajo compartidos. Queda prohibido compartir puesto de trabajo, material de oficina o cualquier otro elemento susceptible de manipulación. No obstante, si se manejaran documentos, material o herramientas que han sido usados/compartidos por otras personas, se procederá a una higiene de manos con gel hidroalcohólico.

Siempre que sea posible, se debe utilizar la vía telemática para todo el intercambio de documentación.

Se intensificarán las medidas de aireación y ventilación. Se realizarán tareas de ventilación periódica en las instalaciones (apertura de ventanas), como mínimo, 3 veces al día (al inicio de la jornada, a mitad de la jornada y antes de finalizar la jornada) y durante el tiempo necesario (por espacio mínimo de 10 minutos).

Se retirarán elementos de uso público tales como revistas, folletos, etc.

2.1.5      Distancia interpersonal

La disposición de los puestos de trabajo y el resto de condiciones de trabajo existentes garantizarán la posibilidad de mantener la distancia de seguridad interpersonal mínima de 2 metros entre personas.

Se evitarán gestos de saludo, afecto o cortesía social que supongan contacto físico, incluido el apretón de manos.

Se recomienda a todo el personal que evite, en la medida de lo posible, acudir y celebrar reuniones presenciales y que estos encuentros se sustituyan, siempre que sea posible, por llamadas telefónicas o videoconferencias.

Cuando no pueda garantizarse la distancia de seguridad interpersonal de 2 metros, los trabajadores deberán de utilizar los equipos de protección individual (EPIs): mascarilla, pantalla facial, etc.

El uso de los ascensores se priorizará para personas con discapacidad y se fomentará el uso de las escaleras. Si fuese imprescindible la utilización de ascensores, la ocupación máxima será de una persona. En casos de personas que puedan precisar asistencia, se permitirá la utilización por su acompañante y se recomienda que ambas lleven mascarillas quirúrgicas PS o higiénicas.

2.1.6      Atención al público

Se priorizará la atención al público por vía telefónica o a través del correo electrónico o videoconferencia.

En caso de atención presencial, la distancia entre trabajador o abogado y cliente durante todo el proceso de atención al cliente será de al menos 1 metro cuando se cuente con elementos de protección o barrera, y de 2 metros sin estos elementos.

Sólo se atenderá presencialmente, en los supuestos en los que sea estrictamente necesario, a quién haya solicitado y obtenido cita previa y se limitará el número de personas a las que se atenderá a la vez. El tiempo de permanencia será el estrictamente necesario.

Se establecerá un horario de atención preferente para mayores de 70 años (p.ej.: de lunes a viernes de 10:00 a 12:00 h.).

En la medida de lo posible, se evitará el pago en efectivo. Se recomienda el uso de otros medios de pago: tarjeta de crédito/debito, PayPal, transferencia bancaria, recibo domiciliado, etc. Debe desinfectarse el TPV tras cada uso en el que exista contacto.

Se deben instalar mamparas de protección de metacrilato transparente en cada uno de los puestos de trabajo con atención al público.

2.1.7      Síntomas

Si una persona empezara a tener síntomas compatibles con la enfermedad de la Covid-19 (tos, fiebre, dificultad al respirar, pérdida del gusto u olfato, etc.), se contactará de inmediato con el teléfono teléfono de Atención a la Covid-19 de la Comunidad Autónoma: https://www.mscbs.gob.es/profesionales/saludPublica/ccayes/alertasActual/nCov-China/telefonos.htm.

La persona con síntomas se colocará una mascarilla y, en todo caso, deberá abandonar inmediatamente su puesto de trabajo hasta que su situación médica sea valorada por un profesional sanitario.

2.2. Protección individual

Se debe facilitar a los trabajadores y abogados los siguientes equipos de protección individual (EPIs):

  • Pantallas faciales de protección.
  • Mascarillas autofiltrantes FFP2 – KN95 sin válvula.
  • Mascarillas quirúrgicas.
  • Guantes de nitrilo sin polvo.
  • Geles hidroalcohólicos.

2.2.1      Mascarillas y guantes

El uso de mascarillas deberá considerarse como una medida complementaria y no como reemplazo de otras medidas preventivas.

Las mascarillas de protección respiratoria y/o guantes de protección, deberán utilizarse cuando los riesgos no se puedan evitar o no puedan limitarse suficientemente por otros medios de protección colectiva (p.ej.: distancia interpersonal) o medidas de organización del trabajo (p.ej.: teletrabajo).

Se utilizarán guantes de protección siempre que se maneje paquetería o recepción de documentación y en aquellas tareas donde haya que tocar a personas y/o material con posibilidad alta de contaminación microbiológica.

La correcta colocación de las mascarillas y guantes es fundamental para evitar posibles vías de entrada del agente biológico; igualmente importante es la retirada de los mismos para evitar el contacto con zonas contaminadas y/o dispersión del agente infeccioso. Las mascarillas y los guantes deben colocarse antes de iniciar cualquier actividad probable de causar exposición y ser retirados únicamente después de estar fuera de la zona de exposición. Se debe evitar que las mascarillas y los guantes sean una fuente de contaminación, por ejemplo, dejándolos sobre superficies del entorno una vez que han sido retirados.

2.2.2      Instrucciones sobre el uso de mascarillas

  • Antes de ponerse una mascarilla hay que lavarse bien las manos con agua y jabón o con una solución con base alcohólica.
  • Cubrir la boca y la nariz con la mascarilla y evitar que haya huecos entre la cara y la mascarilla.
  • Evitar tocar la mascarilla con las manos mientras se lleva puesta y si se hace lavarse bien las manos con agua y jabón o con una solución con base alcohólica.
  • Desechar la mascarilla cuando esté húmeda y evitar reutilizar las mascarillas de un solo uso. Las mascarillas quirúrgicas son de un solo uso.
  • Por cuestiones de comodidad e higiene, se recomienda no usar la mascarilla por un tiempo superior a 4 horas. En caso de que se humedezca o deteriore por el uso, se recomienda sustituirla por otra.
  • Quitarse la mascarilla por la parte de atrás, sin tocar la parte frontal, desecharla en un cubo cerrado y lavarse las manos con agua y jabón o con una solución con base alcohólica.

3. Disposiciones finales

Para más información, se puede consultar: https://www.mscbs.gob.es.

Este artículo ha sido redactado a raíz de la pandemia provocada por el coronavirus SARS-CoV-2 en base a los conocimientos actuales publicados por el Ministerio de Sanidad, sujeto a cambios en función de la evolución de la pandemia y las nuevas normativas y/o publicaciones emitidas hasta la fecha.

En consecuencia, ha de entenderse que es un artículo interpretativo de actuación profesional, con carácter de urgencia, para facilitar la aplicación de todas las disposiciones normativas relativas a garantizar la salud en los despachos de abogados.

11 de junio de 2020.

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